Se prevé que el número de reuniones híbridas se duplique en lo que resta del 2021 y se multiplique en el 2022. Hay 5 conceptos erróneos sobre los eventos híbridos que queremos aclarar pero primero, ¿por qué son tan importantes los eventos híbridos en la actualidad?
Mientras que el 2020 será recordado como el año del teletrabajo, el 2021 llegó a abrir las puertas para los reencuentros personales y profesionales. La tendencia, en definitiva, se inclina hacia reuniones híbridas que invitan a experiencias tanto presenciales como digitales. A medida que se levantan o modifican las restricciones y se reanuden los negocios presenciales, los eventos híbridos cobrarán más fuerza porque resultan atractivos y nos dan:
- un alcance mayor a los miembros del equipo que no asisten presencialmente
- una oportunidad para sentir que la «normalidad» regresa
- una forma de explorar y explotar los recursos económicos y tecnológicos para sacar ventajas
Por ello, las encuestan revelan grandes expectativas sobre los eventos híbridos: tres de cada cinco encuestados esperan que su empresa celebre al menos una reunión híbrida este año. Además, dos tercios de los encuestados están interesados en realizar más reuniones híbridas a medida que vayamos saliendo de esta pandemia.
Basados en nuestra experiencia durante el último año hemos enfrentado algunos conceptos erróneos sobre los eventos híbridos que queremos aclarar:
- El elemento virtual de un evento híbrido NO ES simplemente una transmisión en vivo.
La clave para distinguir entre una simple transmisión que pueda llevarse a cabo a través de cualquier plataforma como lo son Zoom, Teams, Meets es la interacción, participación y compromiso de los asistentes con el evento. Cuando su evento es verdaderamente híbrido, sus asistentes no están solamente viendo, están interactuando con los otros asistentes, con el profesor, con escenarios digitales y principalmente con su marca.
2. La extensión digital de su evento híbrido NO VA a afectar la asistencia presencial.
Un aspecto no reemplaza al otro. Si bien es cierto que hoy un evento puede (y casi debe) ofrecer la opción presencial y virtual, cada versión del evento es única, por lo que se duplica la oportunidad de dejar una huella entre la marca y el espectador. Hemos visto que la convocatoria en formato digital rompe los límites de asistencia y permite, con un bajo costo, realizar eventos masivos, una nueva estrategia de marketing para atraer a nuevos clientes.
3. Las tácticas para atraer a sus asistentes presenciales y virtuales NO son las mismas.
Un evento híbrido exitoso ofrece la misma atención a todos sus asistentes, pero esto no significa que el manejo y las estrategias sean las mismas para ambas audiencias. Quienes tenemos la experiencia, sabemos que la comunicación, convocatoria y seguimiento de un evento presencial a uno digital son dos juegos muy distintos, pero la meta es alcanzar el mismo espíritu del evento en dos experiencias diferenciadas.
4. La parte virtual de su evento híbrido PUEDE TENER el mismo sentimiento personalizado que la parte presencial.
Podemos lograrlo. Existen muchas herramientas con las que los participantes remotos llegan a sentirse parte del evento y como si estuvieran físicamente en el mismo salón. Haciendo preguntas en tiempo real, recibiendo en casa juegos, paquetes o experience boxes. Lo importante es lograr que se sientan integrados como parte esencial de la dinámica.
5. Los eventos híbridos NO SON complicados de planear y ejecutar.
Los eventos híbridos no son algo nuevo, pero su popularidad en el último tiempo ha colocado mucha expectativa sobre los mismos. Se trata de un arte: balancear la presencialidad con la virtualidad y que esta separación se sienta cuando se quiere y desaparezca cuando se necesite. Debe siempre recordar que son dos experiencias conjugadas con una misma meta.
¿Qué le aconsejamos?
- Asegúrese de que su proveedor de eventos híbridos pueda hacer que su marca se convierta en una experiencia para todos los asistentes, presenciales y remotos. Analice su oferta de opciones interactivas, novedosas y sobre todo, realizables bajo su presupuesto.
- Revise las estrategias de comunicación y seguimiento que su proveedor maneja sobre los distintos tipos de asistentes. Recuerde que la tecnología es cosa de todos los días para algunas personas, y para otras es algo abrumador. Facilite su interacción.
- Considere programaciones específicas para los asistentes presenciales y remotos; genere contenido para esos momentos «detrás de las cámaras» en los que el evento se encuentra pausado y sus espectadores digitales quedan en espacios vacíos; evite la fatiga de los webinar con diálogos, efectos cinematográficos y dinámicas remotas que involucren a sus asistentes remotos en el evento.
- Permita que tanto los asistentes presenciales como los asistentes remotos, tengan la misma experiencia de su marca.
- Defina su presupuesto, consulte por los límites de su evento, monte un calendario junto a su proveedor y explore opciones. La construcción del evento es responsabilidad de su proveedor, pero el éxito es SUYO.
5 conceptos erróneos sobre los eventos híbridos que queremos aclarar
Puede leer más sobre este tema aquí.
Contáctenos para sus eventos corporativos. Estos son nuestros servicios.